Strategický plán  se dá  charakterizovat jako  dlouhodobý plán "Co chci v organizaci dokázat  v budoucnosti". Může  se také charakterizovat  jako jasná  představa, čeho má organizace v   dlouhodobé perspektivě dosáhnout.  Časový rozměr přitom  může  být různý.  Pro jednu organizaci může  být strategie záležitostí na několik měsíců,  zatímco  jiná  plánuje   s  výhledem  na  pět   let. 

Začátek školního roku je ideálním časem pro tvorbu dlouhodobého plánu organizace. Při jeho tvorbě si odpovídáme na tři základní otázky:

• Co budeme dělat a pro koho to budeme dělat?
• Jakých cílů chceme dosáhnout?
• Jak budeme řídit činnosti SVČ, abychom dosáhli zvolených cílů a to co nejefektivnější cestou?

Pro tvorbu strategického plánu můžeme vybrat formu dvoudenního plánovacího setkání za účasti všech pracovníků organizace (pedagogického sboru) . Ti se pak podílejí na tvorbě strategického plánu, znají ho, jsou s ním ztotožněni, podílejí se na jeho realizaci a vědí jaká je jejich úloha při jeho realizaci.  Toto setkání nese s sebou řadu dalších výhod: Pracovníci organizace se více poznají při práci i zábavě, jsou představeny "nové tváře" a rodí se fungující tým.

Dvoudenní setkání nemusí být jen pracovní záležitostí. Dá se rozšířit o relaxační nebo zážitkovou část. Takovým klasickým příkladem je plavba na raftech. To je společná činnost, která generuje mnoho společných zážitků, na které se dlouho vzpomíná.

Plánovací setkání má řadu scénářů, kdy obvykle nejprve probíhá analýza organizace, kdy organizace hodnocena z různých pohledů. Na základě této analýzy jsou pak určeny základní prioritní oblasti a cíle do budoucna. Poté jsou ve skupinách rozpracovány tyto cíle do konkrétních kroků a představeny kolegům. Po diskusi následuje rozhodnutí o harmonogramu a realizaci.

Výstupem plánovacího setkání je zpravidla písemný dokument, který je základním strategickým dokumentem závazný pro všechny pracovníky organizace. Jeho výhodou je, že je jednoznačně, srozumitelně a stručně popsán budoucí stav organizace a také jak jej docílit.